Confianza y delegación: las claves para gestionar y comunicar tras el coronavirus

La crisis sanitaria del Covid-19 ha provocado un profundo cambio en toda la sociedad y va a obligar a todos a hacer un esfuerzo de transformación para poder optimizar nuestros recursos. Estas son mis claves para un buen sistema de comunicación interna en el nuevo entorno postcoronavirus.

Oficina vacía
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Todo el mundo está de acuerdo en que la crisis del coronavirus va a marcar un antes y un después en nuestras vidas. No sólo a nivel personal, sino también empresarial, y, sobre todo, cada vez tengo más claro, que a nivel de comunicación. Durante las últimas semanas hemos tenido que adaptar nuestra forma de vida y de trabajo, para sobrevivir en una situación nada común hasta la fecha. Una situación que sin duda está poniendo a prueba la capacidad de liderazgo de las empresas, y sobre todo de su comunicación. 

Las reuniones han dado paso a las videoconferencias, y eso ha supuesto cambiar la forma de trasladar la información y la gestión de los equipos en las empresas. Ya no nos podemos ver en persona, así que el reto es ahora mismo aprender a trabajar juntos y de manera productiva sin mirarnos.

Muchas son las empresas como la nuestra, que llevamos años ya trabajando desde casa estableciendo poco a poco un método de comunicación entre nosotros que está basado más en la confianza y la colaboración, que en el control y la supervisión constante. Una nueva manera de hacer y comunicar, que la crisis del coronavirus ha situado en primera plana y que inevitablemente va a marcar la manera en que las empresas trabajen y se comuniquen a partir de ahora.  

5 claves para una buena comunicación interna

La clave no está en hacer continuamente videoconferencias una tras otra, para asegurarnos que todo el mundo tiene la información y está trabajando en esos momentos; la clave radica en establecer unos procesos básicos dónde cada profesional dentro de cada proyecto sepa cuál es su objetivo y responsabilidad, y delegar ese trabajo y la comunicación del mismo de manera autónoma cada día. Para conseguirlo, aquí van algunas recomendaciones a nivel de comunicación interna: 

  1. Definir objetivos individuales de cada proyecto para cada persona. A partir de ahí hablar con cada persona por teléfono para explicar su función, y asegurarnos que lo entiende y tiene herramientas para desarrollarlo sin problemas. Si no nos podemos ver en la oficina, el teléfono sigue siendo una herramienta muy importante para establecer una comunicación fluida uno a uno con las personas del equipo. 
  2. Establecer una reunión por videoconferencia a la semana con todos los miembros de cada proyecto para revisar objetivos, tareas, dudas o temas que resolver. Es importante utilizar siempre la misma plataforma de colaboración para evitar pérdidas de tiempo a la hora de conectarnos y trabajar de manera efectiva. Para ir al grano y que no se hagan eternas preparar siempre agenda con puntos a desarrollar y personas responsables de cada uno de ellos.  
  3. Establecer herramientas de mensajería instantánea que permitan resolver problemas o dudas concretas en el día, permitiendo agilidad y la resolución de temas prácticamente en tiempo real. Nosotros trabajamos muy bien por WhatsApp. Para empresa grandes lo ideal es crear grupos por proyectos para hacer la comunicación más efectiva. En este aspecto mejor escribir toda la información en los chats que utilizar audios para poder acudir a la información si es necesario, de manera más rápida, cuando lo necesitemos.  
  4. Fomentar la confianza y la delegación. Si nuestro equipo sabe que hacer y cómo hacerlo, no es necesario estar llamando o conectándote todo el día, porque pierdes agilidad y productividad. Confía en que cada uno está desarrollando su labor, y ponte a su disposición para que hablen o contacten contigo cuando lo necesiten.  
  5. Humanicemos la comunicación con nuestros equipos. Además de hablar de tareas, trabajo, objetivos, entregas, presupuestos, etc, dediquemos espacio también personal a preguntar como están, como se sienten, como están llevando los temas, y que necesitan. No esperemos que ellos nos pidan ayuda, utilicemos la empatía para gestionar y comunicarnos con nuestros equipos de manera más cercana y colaborativa. 

En definitiva, los nuevos modelos de comunicación y gestión van a cambiar pero la forma de desarrollarlos con éxito no radica en tecnologías muy complicadas, ni procesos interminables, sólo es necesario trabajar con sentido común, escucha activa y colaboración permanente para conseguir adaptar nuestro trabajo a los nuevos tiempos.   

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