Consigue hacer reuniones de trabajo más efectivas

Las reuniones de trabajo suelen ser uno de los mayores ladrones de tiempo en las organizaciones. Mejorar cualquier aspecto que nos ayude a que sean más efectivas repercutirá en mejorar la productividad general y el bienestar de todos los trabajadores.

Las preguntas acerca de cómo realizar reuniones de trabajo efectivas aparecen generalmente en cualquier tipo de organización y empresa. Se trata de un asunto relevante al que hay que prestar atención.

Una reunión de trabajo eficaz consiste en que consiga los objetivos planteados al inicio, pero también se basa en la optimización y el aprovechamiento del tiempo. Cada vez se da más importancia al valor del tiempo y su aprovechamiento en el ámbito empresarial, entroncando con el concepto de eficiencia.  La eficiencia es clave en un mundo global en el que los mercados cada vez son más competitivos. Por tanto, si exigimos eficiencia a los procesos productivos, es normal que también la queramos incorporar a los procesos internos de las tácticas por estrategias, incluyendo las reuniones de trabajo.

Cómo va a ser la reunión efectiva (y eficiente)

La primera clave consiste en tener claro que para que las reuniones de trabajo sean más efectivas debemos entender que no todas las reuniones son iguales.

Es básico comprender que aplicar el mismo modelo de reunión en todos los casos no resulta en absoluto operativo y eficaz. Habrá reuniones que deban ser rápidas, sin apenas intervenciones y primando la actividad, y, sin embargo, habrá otras en las que sea necesaria la reflexión y el tiempo invertido en el debate. Por tanto, primera cuestión relevante: determinar qué tipo de reunión vamos a realizar y adaptar su estructura a ello.

Planificar las reuniones para hacerlas más eficaces

Al hilo de lo anterior resulta muy importante la planificación. En función de cada tipo de reunión que vayamos a realizar es necesaria una planificación inicial en la que contemplamos elementos como el lugar, los integrantes y el tiempo para su celebración.

Una vez decidido lo anterior es importante que en la reunión tenga un guión claro con unos objetivos concretos. No tener objetivos, lo que hace es alargar las reuniones. Para poder detectar claramente los objetivos, además de aquellos asuntos de relevancia que son los que motivan la reunión, conviene también tener presentes asuntos menores que pueden llegar a surgir, incluso incorporarlos en el guión.

Una medida eficaz en la planificación es que quienes van a participar tengan previamente la estructura en sus manos, de manera que puedan aportar temas o asuntos a tratar de manera previa para que se puedan incorporar en el guión. 

Resumiendo: las reuniones, para que sean efectivas (y eficientes), deben tener un orden del día acordado por todos los participantes, además de una hora de inicio y final, la cual debe respetarse a rajatabla.

Ser eficaz en el momento de la reunión

La eficacia en la planificación debe ser complementada con la forma en la que se realiza la reunión. Las reuniones de trabajo deben ser ordenadas, basadas en los guiones y estructuras a los que previamente se ha podido acceder, y con intervenciones justas tanto en tiempo como en desarrollo.

Esto no es tarea sencilla, ya que en muchas ocasiones hay que poner de acuerdo a personas diferentes con diferentes maneras de expresarse. Sin embargo, se puede obtener cuando nos ajustamos a planificaciones correctas, estructuras adecuadas y tiempos ajustados.

Resulta muy importante en este sentido empezar y terminar la reunión a la hora señalada en la planificación. No incorporar temas añadidos que no estuvieran en el orden del día, salvo si la reunión tiene un apartado de ruegos y preguntas que debería haber sido previamente considerado con un tiempo para ello.

Es importante que el convocante haga de moderador y controle los tiempos de cada punto, avisando por anticipado de ello a los participantes. De este modo, se conseguirá llegar a conclusiones más rápidamente.

 

Consejo extra: Un buen truco para hacer una reunión eficaz, es que la sala de reunión no sea lo más confortable posible. Está demostrado que una reunión en una mesa alta y taburetes dura mucho menos que una en sillones confortables. Pero no por ello las decisiones y el rigor se tienen por qué ver comprometidos.

Las reuniones de trabajo efectivas se basan en la planificación y el control. Hay que conocer de antemano el tipo de reunión, sus integrantes, su contenido y adjudicar una estructuración-horario que deberán ser respetados necesariamente.

Y para que lo hablado en la reunión no caiga en saco roto, es importante hacer un acta con las principales decisiones adoptadas, indicando fecha y responsable de ejecución de cada tarea.

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